Digital Leadership wird zunehmend wichtiger – und das nicht erst seit der Corona-Pandemie. Es ist auch nicht nur ein Phänomen oder ein Trend, der in der Pandemie aufgetaucht ist. Mit der Digitalisierung gewann im Bereich des Digital Leadership ein Aspekt an Bedeutung, welcher bedeutsamer kaum sein könnte. Digital People Management steht im Sinne des Personalmanagement bzw. der Personaladministration für einen Bereich des Digital Leadership, der sich in den letzten Jahrzehnten stark entwickelt und enorm an Bedeutung gewonnen hat. Sie hat sowohl durch den technologischen Fortschritt als auch durch die aktuelle Pandemie an Bedeutung gewonnen. Aber auch die breiteren Möglichkeiten des Digitalen Personalmanagements spielen eine wichtige Rolle bei der Ablösung von Pen-Paper-Prozessen und disparaten Systemen.

Onboarding als Qualitätssiegel

Welche Bedeutung solche Prozesse für Unternehmen darstellen kann, zeigen bereits die ersten Schritte des „Onboarding“-Prozesses bei Neueinstellungen. Als zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen spiegelt ein durchdachtes und gut ausgeführtes Onboarding die Qualität der Zusammenarbeit wider. Denn ein qualitativ hochwertiges Onboarding ist nicht nur eine Investition zu Beginn. Es zahlt sich auch langfristig aus, denn gute Einstellungs- und Integrationsprozesse für neue Mitarbeiter erhöhen langfristig die Produktivität der Belegschaft und des Unternehmens. 

Preboarding – das vergessene Kind

Zu den Maßnahmen, die es Mitarbeitenden erleichtern sollen, sich an Bord des neuen Unternehmens zurecht zu finden, sollte neben dem Onboarding auch das sogenannte „Pre-Boarding“ zur Neueinstellung gehören. Schließlich sind es auch die Schritte vor dem ersten Arbeitstag, die oft weniger Beachtung finden, weil man davon ausgeht, dass das Onboarding neuer Mitarbeiter erst am ersten Arbeitstag beginnt. Dies ist jedoch ein Trugschluss. Oft haben die Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag eine Menge Fragen und wissen nicht, an wen sie sich mit diesen wenden können oder gar sollen. Indem man ihnen eine Plattform für Fragen und Austausch gibt, ermöglich man den „New Joiners“ sich schneller und einfacher in die Strukturen von Unternehmen einzufinden. Dadurch werden Bindungseffekte erzielt und die intrinsische Motivation gestärkt. Es geht letztlich darum ein Teamgefühl, einen positiven „Spirit“ zu schaffen. Zu den positiven Synergieeffekten gehört, dass sich die Mitarbeiter möglichst schnell integrieren und sich als Teil des Teams fühlen, so dass das Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen gestärkt wird. Die Gestaltung von Abläufen und Prozessen umfasst daher nicht nur die stärkere Strukturierung von Onboarding- und Preboarding-Prozessen. Vielmehr sollte auch die Bindungswirkung im Vordergrund stehen, der die Mitarbeitenden und deren Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärkt.

Fluktuation und Brain Drain als Zeichen von mangelnder Qualität

Wenn dies nicht der Fall ist, kann das für Unternehmen verheerend sein. Schlecht durchdachte Onboarding-Prozesse und mangelnde Mitarbeiterbindung führen unweigerlich zu einer unerwünscht hohen Personalfluktuation. Dies wiederum führt zu unerwünschten Transaktionskosten. Dies muss bereits im Pre- und Onboarding-Prozess berücksichtigt werden, um diese Kosten zu vermeiden. Ein weiterer Hebel zur Minimierung von Transaktionskosten und dem Verlust von Know-How ist ein strukturiertes Wissensmanagement. So ist Erfahrung und Wissen häufig personengebunden. Werden diese Erfahrungen und Kenntnisse nicht dokumentiert und strukturiert weitergegeben, besteht die Gefahr von stetigem Wissensverlust. Die Folge ist der sogenannte „Brain Drain“. Ferner ist nicht nur der Verlust von Wissen und Arbeitskraft von Bedeutung. Auch der Verlust von sensiblen Daten ist ein relevanter Aspekt des Wissensmanagements. Mit Blick auf die Sicherheitsaspekte muss daher sichergestellt werden, dass sensible Informationen und Zugriffe entsprechend dokumentiert werden. In diesem Zusammenhang muss das digitale Personalmanagement dazu beitragen, dass jegliches Wissen (physisch oder digital) in der Organisation verbleibt und Verluste beim Ausscheiden von Mitarbeitern auf ein Minimum beschränkt werden.

Digital People Management ist mehr als ein Trend

Schlussendlich sollte Digital People Management und Wissensmanagement idealerweise als ein durchgängiges Kontinuum verstanden werden, welches vom Recruiting, über das Onboarding, den Integrationsprozess der (neuen) Mitarbeiter, bishin zum Offboarding als ein vollintegrativer Prozess gestaltet werden sollte. So stellen das Personal- und Wissensmanagement einen klaren Vorteil dar, der sich vor allem in der Prozessstabilität und Prozessqualität widerspiegelt. Sie tragen insbesondere der Gestaltung des Interaktionsprozesses zwischen der Personalabteilung und zwischen den Vorgesetzten und ihren Mitarbeitern Rechnung. Digital People Management ist also kein Trend auf dem Arbeitsmarkt.  Vielmehr sollte es eine Zukunftsvision für Unternehmen sein, die die Bedürfnisse gerade der jüngeren Generation reflektieren und ihnen mit gezielten digitalen Führungsmechanismen begegnen.